Administración de proyectos: la guía para el éxito
Nadie puede alzar el teléfono y esperar que lo satisfagan cuando pide un edificio para la semana que viene. Construir es un proceso delicado, de mucha planificación, coherencia y manejo profesional. Por eso, el papel de la administración de proyectos es fundamental en la industria. Al ser un proceso de negocios, sin duda es responsable de que se concatenen de manera eficiente y productiva todas las etapas, desde la planificación inicial hasta la entrega final de una construcción.
En Acerta entendemos que lo anterior conduce a la necesidad de conocer el proceso constructivo desde lo más básico hasta lo más complejo. Esto incluye los elementos inherentes a la construcción misma, como permisos, licitaciones o contrataciones.
Lograr un nivel eficiente en la administración de proyectos
Para ser eficiente en la administración de proyectos se debe afrontar cada variable con profesionalidad. Una de ellas es la gestión de riesgos, que es un proceso crucial de cualquier proyecto de construcción. Entonces, hay que identificar, analizar y controlar los potenciales eventos que podrían afectar el cronograma, el presupuesto, la seguridad y la calidad del proyecto.
De igual manera, la gestión de proyectos debe diseñar, aplicar y monitorear el manejo de todos los recursos involucrados, como los humanos, los equipos y los financieros. Así, implica lo siguiente:
- Planificar:
- Definir roles y responsabilidades.
- Evaluar riesgos.
- Detallar el cronograma de ejecución.
- Organizar:
- Utilizar herramientas de administración de proyectos.
- Establecer canales de comunicación eficientes.
- Controlar:
- Monitorizar el avance del proyecto.
- Identificar y corregir desviaciones.
- Realizar informes del progreso.
- Manejar los recursos humanos:
- Capacitar al personal.
- Motivar al equipo.
- Fomentar la comunicación y el trabajo en equipo.
- Maniobrar los recursos materiales:
- Planificar la adquisición de materiales.
- Controlar el inventario.
- Optimizar el uso de los materiales.
- Usar herramientas tecnológicas:
- Herramientas de comunicación.
Las fases clave de la administración de proyectos de construcción
En concreto, la administración de proyectos consiste en usar conocimientos, habilidades y herramientas para entregar valor y lograr resultados. El éxito estará en desarrollar un criterio unificado en el equipo del proyecto. Bajo esa premisa, es fundamental no solo entender qué es administración, sino también cuáles son sus fases y cómo se aplican.
Con esto en mente, hay que considerar que cada proyecto de construcción es único, así como única es su gestión. Sin embargo, existen seis fases de la administración comúnmente aceptadas del ciclo de vida de un proyecto. Estas trazan un proceso que sirve para llevarlo a buen puerto.
A continuación, en Acerta le explicamos cada fase con mayor profundidad. Y, no está de más acotar, lo llevamos a encontrar las piezas del rompecabezas para armar su proyecto de la mejor manera.
1. Diseño del proyecto
En el complejo mundo de la administración de proyectos, la fase de diseño se suele relegar a un segundo plano. Algunos incluso la consideran una etapa «perdida», una mera formalidad antes de sumergirse en los detalles técnicos. Sin embargo, esta visión ignora el papel fundamental que juega la fase de diseño en el éxito final del proyecto.
La fase de diseño no es una etapa infructuosa, sino la piedra angular del éxito. Es la oportunidad de aterrizar las ideas, bajar a los promotores a tierra y construir un camino sólido hacia el logro de los objetivos. En función de ello, hay que pensar el proyecto como un buen negocio, sea un edificio de varios pisos o unas viviendas multifamiliares. Esto guía a:
- Diagnosticar la oportunidad.
- Desarrollar una propuesta.
- Analizar los posibles beneficios tras establecer los costos, los riesgos y el retorno de la inversión (ROI).
Además, hay que realizar un estudio técnico-financiero que certifique o no la viabilidad del proyecto. Esto ahorra dinero y dolores de cabeza.
2. Administración de proyectos: adquisición
La gestión de adquisiciones no es una simple tarea administrativa, sino una disciplina estratégica que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La razón es que un proyecto de construcción requiere de un flujo constante de bienes y servicios para funcionar.
Específicamente, la gestión de adquisiciones es la responsable de asegurar que ese flujo sea permanente, eficiente y eficaz. Por tanto, abarca lo siguiente:
- Identificar las necesidades que necesita el proyecto tanto en términos de productos como de servicios.
- Buscar proveedores que mejor se adapten a las necesidades de la empresa tanto en términos de calidad como de precio.
- Negociar contratos y acuerdos que beneficien a la empresa a largo plazo.
- Gestionar el proceso de compra desde la solicitud hasta la recepción de los bienes o servicios.
- Controlar la calidad con el objeto de asegurar que los bienes o servicios recibidos cumplen las especificaciones requeridas.
3. Preconstrucción del proyecto
Una vez firmados los contratos, se afinan los detalles necesarios para iniciar la construcción. Además de formar el equipo profesional que acompañará la gerencia del proyecto, es necesario:
- Obtener los permisos.
- Levantar un estudio del sitio.
- Crear un plan de gestión de riesgos.
- Establecer un plan de seguridad.
- Diseñar el cronograma de ejecución.
En este punto de la administración de proyectos es posible apoyarse en técnicas y roles como el program management y el cost controller.
4. Ejecución del proyecto
La cuarta fase es donde se valida el trabajo anterior. Así, todas las partes involucradas revisan el proyecto para comprender sus funciones y cómo encajan. Igualmente, se compran y solicitan todos los materiales, piezas y equipos necesarios para el trabajo. Con ello, se inicia la obra.
5. Control del proyecto
En esta etapa crucial se busca asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Es un proceso continuo que abarca la medición del avance, la identificación de desviaciones y la implementación de acciones correctivas. Para eso, hay que considerar los siguientes elementos:
- Establecimiento de métricas: definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) que permitan medir el avance del proyecto en términos de tiempo, costo y alcance.
- Recopilación de datos: implementación de un sistema para recopilar datos precisos y confiables sobre el desempeño del proyecto.
- Análisis de datos: evaluación de los datos recopilados para identificar desviaciones del plan original y determinar las causas raíz de los problemas.
- Toma de decisiones: implementación de acciones correctivas para reencaminar el proyecto hacia el cumplimiento de los objetivos.
La idea es tener control sobre la ejecución con el propósito de obtener mayores probabilidades de éxito, mejorar la eficiencia y contar con mucha transparencia.
6. Cierre del proyecto
Ante de festejar, quienes forman parte de la administración de proyectos de construcción deben cerrarlo. Esto consiste en:
- Entregar la lista de pendientes, donde se muestran todos los problemas que deben corregirse antes del cierre.
- Poner en servicio y certificar que todos los equipos y sistemas funcionan correctamente.
- Cerrar el presupuesto para honrar en su totalidad los compromisos adquiridos.
Administración de proyectos: aspectos para tener en cuenta
Los proyectos blindados ante cualquier imprevisto se dan solo cuando existe una administración de proyectos profesional, comprometida y proactiva. Además, la eficiencia, productividad y rentabilidad depende, en gran medida, de la calidad de la gestión que los ejecuta. De allí que la experiencia juegue un papel importante. Entonces, si quiere que su proyecto de construcción sea un total éxito, no dude en acercarse a Acerta. No deje algo tan importante en manos inexpertas. La inversión en construcción es un considerable monto de dinero y arriesgarlo no es precisamente un juego.
Referencias Bibliográficas
- GEP. (s. f.). Project procurement management: a complete guide.
- Finity, J. (2023, 6 de diciembre). 6 Phases of Construction Project Management Explained. Procore.
- Martins, J. (2024, 17 de febrero). La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos. Asana.
- Motion Blog. (2023, 31 de agosto). Project Design Explained and 8 Steps to Make One.
- Ng, M. (2021, 8 de abril). The 5 Phases of Construction Project Management & How Software Can Help. Jonas Construction Software.
